Urząd Miasta i Gminy Sochocin
ul. Guzikarzy 9, 09-110 Sochocin
Do zadań Wydziału Administracji i Spraw Organizacyjnych należy:
1) zapewnienie obsługi administracyjnej, prawnej i gospodarczej urzędu,
a w szczególności:
a) zapewnienie utrzymania porządku i czystości wewnątrz oraz na zewnątrz budynku urzędu,
b) zapewnienie przestrzegania przepisów bhp w budynku urzędu,
c) zapewnienie całodobowego zabezpieczenia technicznego budynku, administracja systemu alarmowego w urzędzie;
2) zapewnienie wykonywania okresowych przeglądów stanu technicznego budynku urzędu oraz instalacji – prowadzenie księgi obiektu;
3) koordynowanie prac remontowych oraz konserwacyjnych w budynku urzędu;
4) organizowanie zaopatrzenia w niezbędne materiały biurowe, środki czystości, oraz inne artykuły niezbędne do funkcjonowania urzędu;
5) prowadzenie spraw oraz dokumentacji związanej z użytkowaniem samochodów
i telefonów służbowych urzędu;
6) prowadzenie centralnych rejestrów:
a) skarg, wniosków i petycji,
b) pieczątek stosowanych w urzędzie,
c) prenumerowanych czasopism samorządowych i publikacji,
d) instytucji kultury oraz jednostek organizacyjnych;
e) upoważnień i pełnomocnictw,
f) zawieranych umów,
g) uchwał rady,
h) zarządzeń Burmistrza,
i) wykazu aktów prawa miejscowego,
j) udostępnianych informacji publicznych, k) wyjść pracowników urzędu w celu załatwienia spraw służbowych i prywatnych,
l) rejestrów i ewidencji dotyczących kluczy zgodnie z zarządzeniem Burmistrza;
7) przygotowanie i prowadzenie procedur związanych z zakładaniem, przekształcaniem
i likwidowaniem placówek oświatowych na terenie gminy;
8) prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem oceny pracy dyrektorów placówek
oświatowych oraz konkursów na stanowiska kierownicze w placówkach oświatowych;
9) organizacja dowozu uczniów z terenu gminy do szkół;
10) przygotowywanie i prowadzenie postępowań egzaminacyjnych na stopień nauczyciela mianowanego oraz wykonywanie zadań związanych z awansem zawodowym nauczycieli;
11) prowadzenie sprawozdawczości z zakresu funkcjonowania oświaty, w tym prowadzenie systemu informacji oświatowej;
12) zapewnienie realizacji zadań z zakresu dofinansowania kosztów kształcenia w celu przygotowania zawodowego młodocianych pracowników;
13) zapewnienie realizacji zadań związanych z udzielaniem pomocy materialnej dla uczniów;
14) prowadzenie spraw związanych z zatwierdzeniem arkuszy organizacyjnych podległych placówek oświatowych;
15) nadzór nad prawidłowością wykorzystania dotacji celowych przekazywanych na realizację zadań, rozliczanie i sprawozdawczość w tym zakresie;
16) przygotowywanie informacji o stanie realizacji zadań oświatowych gminy za poprzedni rok, w tym informacja o wynikach sprawdzianów i egzaminów w podległych szkołach;
17) przygotowywanie analizy średnich wynagrodzeń nauczycieli, naliczanie dodatków uzupełniających dla nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz sprawozdawczość w tym zakresie.
18) zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej Burmistrzowi;
19) zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej radzie i jej komisjom;
20) przygotowanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych we współpracy
z pracownikami urzędu, prowadzenie rejestru interpelacji i wniosków;
21) prowadzenie spraw związanych z obowiązkiem składania oświadczeń o stanie majątkowym przez radnych, Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika, kierowników jednostek organizacyjnych gminy, pracowników wydających decyzje administracyjne w imieniu Burmistrza oraz reklamowania od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej;
22) prowadzenie spraw pracowniczych, w tym z zakresu: prawa pracy, ubezpieczeń, zakładowego funduszu socjalnego;
23) współpraca Samodzielnym stanowiskiem - Inspektorem Ochrony Danych Osobowych
w zakresie realizacji zadań związanych z ochroną danych osobowych w urzędzie;
24) współpraca z Pełnomocnikiem Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie organizacji ochrony informacji niejawnych związanych z realizowanymi zadaniami w wydziale;
25) współpraca z Sekretarzem w zakresie:
a) opracowywania regulaminów dotyczących organizacji pracy w urzędzie oraz zmian do regulaminów,
b) opracowywania statutu gminy oraz zmian do statutu ,
c) opracowywania projektów uchwał,
d) przeprowadzania naborów, służby przygotowawczej oraz okresowych ocen pracowników;
e) organizowania i przeprowadzania wyborów i referendów w gminie,
f) przygotowywania wniosków w sprawie odznaczeń państwowych.
26) koordynowanie działań związanych z bieżącym nadzorem nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych – współpraca z Sekretarzem;
27) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji przychodzącej do urzędu i wychodzącej
z urzędu – prowadzenie I punktu kancelaryjnego, realizacja obowiązków związanych
z wdrażaniem w urzędzie zasad doręczeń elektronicznych ;
28) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy, Sądem Rejonowym, innymi instytucjami
w zakresie organizacji robót publicznych, prac interwencyjnych i prac społecznie użytecznych;
29) organizowanie praktyk i staży;
30) prowadzenie archiwum zakładowego;
31) prowadzenie spraw z zakresu obronności;
32) prowadzenie spraw z zakresu obrony cywilnej;
33) prowadzenie spraw z zakresu zarządzania kryzysowego;
34) realizacja zadań wynikających z ustawy o obronie Ojczyzny;
35) prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i porządku publicznego i ochrony przeciwpożarowej;
33) prowadzenie dokumentacji dotyczącej nadzoru nad funkcjonowaniem gminnej spółki komunalnej;
37) prowadzenie książek kontroli zewnętrznych i wewnętrznych;
38) prowadzenie zbiorów i rejestrów protokołów kontroli zewnętrznych i wewnętrznych;
39) współpraca z Wydziałem Spraw Obywatelskich w zakresie promocji oraz realizacji zadań wynikających z ustawy o sporcie;
40) prowadzenie spraw z zakresu kontroli zarządczej, w tym sporządzanie rocznego planu kontroli zarządczej oraz organizowanie jego realizacji;
41) zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego – sprawnego funkcjonowania infrastruktury informatycznej w urzędzie oraz realizacja zadań administratora systemów informatycznych, w tym:
a) zapewnianie i utrzymywanie w sprawności narzędzi informatycznych (oprogramowania
i sprzętu) dla wszystkich użytkowników systemów eksploatowanych w urzędzie,
b) organizacja i właściwe rozmieszczenie sprzętu komputerowego zgodnie z potrzebami organizacji pracy urzędu,
c) instalowanie nowego oprogramowania systemowego i użytkowego,
d) pomoc pracownikom urzędu w przypadkach problemów z obsługą komputerów,
w tym szkolenia pracowników z zakresu obsługi programów komputerowych stosowanych
w urzędzie,
e) usuwanie drobnych awarii sprzętu komputerowego, zlecanie napraw wyspecjalizowanym firmom,
f) prowadzenie ewidencji napraw, bieżącej pomocy obsługi sprzętu komputerowego i oprogramowania,
g) prowadzenie spraw z zakresu likwidacji sprzętu komputerowego będącego na stanie urzędu;
42) realizacja zadań wynikających z ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, utrzymywanie kontaktów z podmiotami krajowego systemu cyberbezpieczeństwa;
43) prowadzenie rejestru sprzętu komputerowego i oprogramowania, zakupionych licencji programów komputerowych oraz zakup niezbędnego sprzętu komputerowego oraz programów komputerowych niezbędnych do prawidłowej pracy urzędu;
44) prowadzenie spraw związanych z wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów;
45) wdrażanie w urzędzie zasad doręczeń elektronicznych;
46) zapewnienie obsługi elektronicznej platformy usług administracji publicznej (E- PUAP);
47) realizacja zadań lokalnego administratora aplikacji „źródło”;
48) realizacja zadań administratora bezpieczeństwa teleinformatycznego w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych;
49) prowadzenie rejestru kwalifikowanych podpisów elektronicznych pracowników urzędu;
50) redakcja i prowadzenie biuletynu informacji publicznej - wykonywanie zadań administratora biuletynu informacji urzędu;
51) nadzór nad prawidłowością funkcjonowania kserokopiarek będących w posiadaniu urzędu;
52) prowadzenie spraw związanych z obsługą informatyczną wyborów;
53) nadzór nad zapewnieniem transmisji bezpośredniej z sesji rady gminy oraz nagrywaniem
i przygotowywaniem materiałów filmowych z sesji rady;
54) nadzór nad zapewnieniem obsługi informatycznej rady , przekazywanie materiałów na sesje rady oraz podjętych uchwał do organów nadzoru i do publikacji w dzienniku urzędowym w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa;
55) sprawowanie administracji nad systemem monitoringu wizyjnego w urzędzie i na ulicach Sochocina;
56) sprawowanie administracji nad systemem klimatyzacji w urzędzie oraz systemem pomiaru jakości powietrza w gminie;
57) przygotowywanie materiałów informacyjnych z wykorzystaniem technik multimedialnych.
58) sporządzanie zestawień zbiorczych, sprawozdań statystycznych i opisowych;